License tracking en contractregister

ServiceChanger volgt echt licentiegebruik via aanmeldactiviteit en houdt een contract- en seatregister bij met alerts. Het wijst geen licenties toe en trekt ze niet in.

Wat het doet

De License-module beantwoordt twee vragen: wordt een toegewezen licentie echt gebruikt, en welke contracten en seats hebben we lopen? Daarvoor combineert ServiceChanger de aanmeldactiviteit uit Entra ID met een contract- en seatregister dat je zelf bijhoudt.

Wat het uitdrukkelijk niet doet

De License-module wijst geen licenties toe en trekt ze niet in. Het toekennen of intrekken van Microsoft-licenties (SKU's) laat je bij Microsoft, bijvoorbeeld via group-based licensing. ServiceChanger meet en registreert alleen, zodat je weet waar je op kunt besparen en welk contract aandacht nodig heeft.

Gebruik meten via aanmeldactiviteit

ServiceChanger kijkt naar de laatste aanmelding van een user om te bepalen of een licentie wordt benut. Op basis van de laatste sign-in classificeert het elke user:

Status	Betekenis
Active	Aangemeld binnen de laatste 30 dagen.
Idle	Laatste aanmelding tussen 30 en 60 dagen geleden.
At risk	Laatste aanmelding tussen 60 en 90 dagen geleden.
Inactive	Langer dan 90 dagen niet aangemeld.
Never	Nooit een aanmelding gezien.

Een mislukte aanmelding die toch op gebruik wijst (bijvoorbeeld een MFA-prompt of een conditional-access-uitdaging) telt mee als activiteit. Zo wordt iemand die het wel probeerde niet onterecht als inactief gemarkeerd.

De resultaten worden periodiek ververst en kort gecachet, zodat het dashboard snel blijft zonder de Graph-rate-limits te raken.

Contract- en seatregister

Naast gebruik houd je per leverancier een contract bij met:

Contractnummer, naam en leverancier
Start- en einddatum
Facturatiecyclus en prijs per seat
Aantal seats onder het contract (of onbeperkt)
Auto-renew, betaalmethode, valuta en PO-nummer
Eigenaren van het contract

Zo zie je in één overzicht welke contracten aflopen, hoeveel seats je hebt ingekocht en hoeveel daarvan echt worden gebruikt.

Alerts

ServiceChanger signaleert onder meer:

Seats die al lang niet zijn gebruikt en kandidaat zijn om te heroverwegen.
Contracten die binnenkort aflopen of automatisch verlengen.
Een tekort waarbij meer gebruikers actief zijn dan er seats in het contract zitten.

Ondersteunde licenties

ServiceChanger detecteert de SKU's die Microsoft in jouw tenant beschikbaar heeft gemaakt, waaronder M365 (Business, Enterprise E3/E5, Frontline F1/F3), Power BI, Power Automate en Intune. Nieuwe SKU's pikt het automatisch op zodra Microsoft ze publiceert.

Wat je nodig hebt

Het meten van aanmeldactiviteit gebruikt de sign-in-rapportage van Entra ID. Houd er rekening mee dat gedetailleerde sign-in-logs een Entra ID P1- of P2-licentie vereisen aan Microsoft-kant. Zie Welke rechten vraagt ServiceChanger.